在企业长期的业务实践中，通常会形成符合企业特点的内部业务管理流程。这些业务流程主要用来管理当用户对数据进行操作时，人与人之间或活动与活动之间的数据流向，并且跟踪整个项目生命周期中的所有事务和数据活动。通过定义和控制数据操作的基本过程，可以有效地将产品数据与相关过程结合起来，以便于运行、维护、控制工作状态并记录工作历史过程。
凯思PDM/PLM系统通过设计的工作流系统，完成重新组织文字对企业业务流程的分析，建立符合企业特点的业务流程。参与产品设计的各个环节的人员，在完成产品设计管理的过程中，需要严格按照设计的规范流程进行操作，避免在传统设计过程中简化、抄近路完成业务，从而为后期的业务管理和产品质量埋下隐患。通过凯思PDM/PLM系统的工作流系统，可以及时发现和纠正不规范的操作行为，提高产品设计的标准化和规范化水平，从而提高产品质量和企业效益。
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项目驱动管理模式
凯思PDM/PLM在对产品管理过程中，以项目驱动方式进行产品相关的各种数据以及业务流程的管理.一般制造型企业的项目主要分两种类型，订单型项目以及企业的自主研发型产品项目。不管是那种类型的项目，技术部门在进行设计前，对于订单型或者企业自助研发产品经过的前期的需求确认阶段(合同或者企业的方案设计确认)，根据其产品设计特点，以及人员技术情况，对项目进行相应的任务分解。
根据项目的研制流程，规定各阶段的读写权限，并规定工作状态区和完成状态区所对应的初始阶段，还要指定该项目中各个研制阶段的审批机制。在产品开发中，由于各类人员知识、经验等差异，冲突现象不可避免，它使整个开发过程停滞。PDM/PLM系统为协调产品开发活动、处理开发中的冲突事件提供了条件。
在研制设计的过程中，每个项目的各项具体任务可能要经历若干不同的阶段，要给每个阶段设置适当的保密权限度。只有密级较高的用户才能访问该项目某阶段相应的全部文件。每个项目中的各个阶段又分成两个状态：工作状态、完成状态。工作状态表示某阶段的工作未完成，当工作完成后工作状态会逐步过渡到完成状态。
增强团队协同工作
文档与数据的共享能更容易、更有效的提高设计团队的协同工作环境，鼓励更好的合作。在凯思PDM/PLM中，针对需协助的产品数据，如合同，图纸，以及相关的技术文档，可以通过企业的业务特点，进行业务协作流程定义，以及在协作过程中，设计者之间的沟通无时不在，随时的消息互发可以进行快速的沟通和反馈。
产品的开发过程已经从传统的串行方式逐步过渡到并行方式。大型项目在总体设计和各总成设计之间同步和交互非常频繁。在串行的工作方式下，要在较短时间内完成一个新产品的开发无异于痴人说梦。并行工程的采用可以使不同阶段的工程设计人员同步进行开发，制造部门和供应商提前进行生产准备，从而大大缩短设计和制造周期。PDM/PLM提供并行工程所需的高效率的数据管理、流程管理、知识共享、同步设计等功能，以满足并行开发的要求。
可视化协同建立在浏览器基础之上，其最大的特点是可以实现数据的远程同步浏览，应用可视化协同，企业和供应商可以在internet环境下召开设计签审，以及相关设计方案评审，使每个人都可以发表对设计的看法和意见。
企业知识积累机制建立
零部件库以及产品资料库建立,实现持续性知识积累
零部件是产品的基本组成要素，首先对零部件进行标准化、规范化管理。产品零部件的标准化要从产品设计构思入手，围绕通用零件、多功能模块、标准化接口、通用夹具、 几何尺寸和标准工艺来设计产品
建立企业零部件库及产品资料库，实现企业持续性的知识积累
通过对企业零部件库及产品资料库的管理维护，倡导组件化、模块化设计，提高产品设计重用，减少零部件种类
方便的产品选配功能，快速搭建新产品
历史数据快速检索定位提高设计效率
对于历史设计的各种图纸，以及技术文档的重用程度，对企业设计效率的提升具有非常重要的作用，而对数据的重用首先需要解决，数据的查找定位，因在数据查找过程中，对于数据的记忆，有准确的也有些只是一些非常零星的记忆，这就要求对图纸的查找，需要进行各种方式，以便于定位到需要的数据。
凯思PDM/PLM支持用户按照文档的属性进行文档查询，即可根据文档的类型、名称、状态、项目、文档的所有者等属性进行查询，也可根据文档与零部件的关联指针，查询该文档描述的零部件情况。可以对各种类型的文件利用内嵌的浏览器进行预览。另对于在设计过程中涉及的项目，人员等各种过程型信息，进行快速定位。
企业数据安全
企业在长期的经营过程中，积累的各种技术资料数据，作为企业的核心资产，一旦外泄，将对企业产生重大影响，PDM/PLM系统在对产品数据进行有效管理的同时，需保证其数据的安全性，对于使用系统的人员达到管理的可控性，调整不同人员对系统不同的数据的不同操作权限。
在凯思的PDM/PLM中对权限的控制，主要分两个层面进行控制。
业务数据安全：根据企业业务流程，确定不同人员对不同业务的处理权限，以及对不同的数据的查阅操作权限.在系统中，通过一套完整的权限管理机制来实现，通过对企业组织，人员，不同岗位设定不同的角色，不同角色控制不同的操作权限，完成对企业数据业务安全性的管理控制。
物理文件安全：当内部人员通过其他媒介，如U盘，电子邮件或其他即时通讯的传输方式，将文件发送到外部时，只要未经过授权解密的情况下，就无法查阅文件，从而避免数据的外泄，凯思PDM/PLM通过与凯思自主研发的驱动加密软件CASS – Eguard集成实现对物理文件的防泄密安全控制。